Vergoeding van je reiskosten

Regeling A

De reiskostenregeling van XONAR wordt per 01-01-2020 aangepast. Er komen hier twee regelingen voor in de plaats. Regeling A betreft een vaste woon-werkvergoeding voor medewerkers met een vaste standplaats. Regeling B betreft een variabele onkostenvergoeding op basis van daadwerkelijk gereden kilometers voor medewerkers die geen vaste standplaats hebben.

Voor

wie?

Regeling A is van toepassing op medewerkers binnen XONAR met een vaste standplaats. Hieronder vallen onder andere medewerkers van XONAR services, stafmedewerkers, medewerkers residentie etc.

Hoe

werkt het?

Om een vaste berekening per maand te kunnen maken zijn twee elementen van belang.

  1. Standplaats
    De medewerker heeft een vaste standplaats waar hij/zij werkzaamheden verricht. Dit is de werkplek waar de medewerker zich grotendeels bevindt. Het is ook toegestaan om vanuit thuis te werken. Indien dit incidenteel gebeurt zal de medewerker niet gekort worden op de vaste woon-werkvergoeding.
  2. Arbeidspatroon
    De medewerker heeft een vast arbeidspatroon (per één of per twee weken). Op basis van het aantal gewerkte uren wordt het aantal reisdagen bepaald:
    - Minder dan 10 uur per week - 2 reisdagen
    - Tussen 10 en 19 uur per week - 3 reisdagen
    - Tussen 20 en 32 uur per week - 4 reisdagen
    - Meer dan 32 uur per week - 5 reisdagen

Voor medewerkers met een min-max contract wordt de woon-werkvergoeding berekend op het gemiddeld aantal uren.

Tegemoetkoming

& uitbetaling

Tegemoetkoming woon-werkverkeer
Woon-werkverkeer wordt vergoed à € 0,10 per kilometer, met een maximum van 30 km per enkele reisafstand (dat betekent dus maximaal 60 km per dag). Indien de medewerker een grotere reisafstand heeft dan kan dit, net als voorheen, worden gecompenseerd via fiscale uitruil aan het einde van het kalenderjaar. Conform regels van de belastingdienst geldt een maximum van 214 dagen (op basis van een fulltime dienstverband) per jaar waarover de medewerker een vergoeding mag ontvangen. Hierin is rekening gehouden met verlof, feestdagen etc.

Tegemoetkoming dienstreizen
Ook als de medewerker een vaste standplaats heeft kan het voorkomen dat deze daarnaast dienstreizen maakt. Dit zijn overige reizen in het kader van werk, tussen locaties van XONAR of naar andere adressen. Om hier aanspraak op te kunnen maken dient de standplaats als het beginpunt van de dienstreis te worden ingegeven. Dienstreizen worden vergoed à € 0,33 per kilometer en dienen maandelijks te worden geregistreerd en ingediend via een declaratieformulier in Youforce. 

Tegemoetkoming studiereizen
Voor reizen in het kader van studie, waaronder deelname aan congressen, heeft de medewerker recht op een vergoeding van reiskosten tegen een tarief van € 0,10 per kilometer of het laagste tarief openbaar vervoer. Deze kosten kunnen via een declaratieformulier worden ingediend in Youforce.

Uitbetaling
De vergoeding wordt maandelijks uitbetaald tegelijk met het salaris. De verantwoordelijkheid voor een juiste en tijdige registratie en indiening van de dienstreiskosten en/of de studiereiskosten ligt bij de medewerker zelf.

Wijzigingen

en afwezigheid

Wijzigingen
Het bedrag van de vaste woon-werkvergoeding kan in enkele gevallen gewijzigd worden, namelijk op het moment dat:

  1. Het aantal werkdagen en/of uren per week van de medewerker structureel wijzigt. Je leidinggevende vraagt via Youforce een contractwijziging aan.
  2. Je huisadres wijzigt. Hiervoor dien je zelf een wijziging in in Youforce.
  3. Je standplaats structureel wijzigt. Je leidinggevende vraagt via Youforce een overplaatsing of contractwijziging aan.

Afwezigheid
Indien de medewerker langer dan 6 aaneengesloten weken afwezig is, wordt de woon-werkvergoeding de volgende kalendermaand stopgezet. De tegemoetkoming wordt weer geactiveerd in de maand na volledige hervatting van de werkzaamheden. Indien er sprake is van een langere periode van ziekteverzuim wordt dit per situatie bekeken.

Veelgestelde

Vragen

Hieronder vinden jullie enkele veelgestelde vragen inclusief antwoorden.

Ik zit in regeling A en krijg een vaste onkostenvergoeding van 4 dagen per week. Regelmatig werk ik een extra dag, hoe dienen deze ingediend te worden?
Deze extra dag kan je niet indienen als een extra reisdag. Immers door een dag extra te werken, bouw je plusuren op. Deze uren dienen te worden opgenomen/ingehaald in het volgend kwartaal (conform verlofregeling XONAR). Op de dag dat je minuren indient, krijg je wel je vaste reiskostenvergoeding hoewel je die dag geen reisbeweging maakt.

Ik zit in regeling A en werk 4 dagen per week. Op de 5de dag heb ik een cursus. Kan ik dit declareren als dienstreis?
Nee, conform cao kunnen de reiskosten worden vergoed op basis van de laagste tarieven van het openbaar vervoer. Deze kosten kunnen gedeclareerd worden via Youforce – declaraties – dienstreiskosten vanaf 2020. Kies bij “soort reis” studiereis.

Uit ervaring is gebleken dat het gebruik van de app Ritmeter voor medewerkers in de A regeling omslachtig en niet zo makkelijk toe te passen is.
Je kan er voor kiezen om je Ritmeter abonnement op te zeggen via de Servicedesk I&A servicedeskia@xonar.nl . Je kan de gereden zakelijke kilometers dan declareren via Youforce – Selfservice – declaraties – declaraties dienstreiskosten vanaf 2020.

Wil je desondanks de app Ritmeter blijven gebruiken, dan zijn er 2 mogelijkheden om hiermee om te gaan:
- óf je corrigeert de rit via de app door het aantal kilometers woon-werkverkeer in te geven als privé afstand. Op die manier worden de kilometers in het maandbestand niet meegenomen.
- óf je corrigeert de rit nadien op de website van Ritmeter.nl. Door de rit daar te openen en te bewerken, kan je het aankomstadres wijzigen naar, in dit geval je standplaats. Daarnaast moet je de aankomst kilometer stand wijzigen naar de daadwerkelijk gereden aantal zakelijke kilometers.
Medewerkers in regeling B moeten de app Ritmeter blijven gebruiken.

Ik wil graag van regeling A naar B gaan of omgekeerd. Kan dat?
Het is niet mogelijk om op individuele basis medewerkers te laten switchen naar een andere regeling, dit gebeurt enkel met volledige functiegroepen. 

Ik ben ingedeeld in regeling A maar ik kom toch op meerdere locaties van XONAR. Hoor ik wel thuis in regeling A?
Ja, je bent ingedeeld op basis van je functie. De meeste medewerkers in regeling A werken veelal vanuit een vaste plek echter het is niet uitgesloten dat er ook medewerkers zijn die toch regelmatig reisbewegingen maken tussen diverse locaties. Deze reizen kunnen gedeclareerd worden als dienstreizen. 

Welke standplaatsen hanteert XONAR?
XONAR hanteert meerdere standplaatsen per regio. Dit is de actuele werkplek waar je dagelijks heen rijdt. Mocht je meerdere werkplekken of dienstverbanden hebben dan wordt je hoofddienstverband als basis genomen voor de berekening van je woon-werkvergoeding.

Op donderdag neem ik structureel vitaliteitsverlof op. Toch staat deze dag in mijn arbeidspatroon. Moet ik dat wijzigen?
Nee, het arbeidspatroon blijft ongewijzigd. Echter per 1 februari kan je in Youforce de besteding van je vitaliteitsuren vastleggen. Mocht je structureel gebruik maken van een vaste dag dat je dit verlof opneemt, dan wordt dit achteraf door de salarisadministratie gecorrigeerd.

Heb je nog

vragen?

Heb je nog vragen? Dan kun je natuurlijk altijd contact opnemen met team HR via servicedeskhr@xonar.nl