
De reiskostenregeling van XONAR wordt per 01-01-2020 aangepast. Er komen hier twee regelingen voor in de plaats. Regeling A betreft een vaste woon-werkvergoeding voor medewerkers met een vaste standplaats. Regeling B betreft een variabele onkostenvergoeding op basis van daadwerkelijk gereden kilometers voor medewerkers die geen vaste standplaats hebben.
Regeling A is van toepassing op medewerkers binnen XONAR met een vaste standplaats. Hieronder vallen onder andere medewerkers van XONAR services, stafmedewerkers, medewerkers residentie etc.
Om een vaste berekening per maand te kunnen maken zijn twee elementen van belang.
Voor medewerkers met een min-max contract wordt de woon-werkvergoeding berekend op het gemiddeld aantal uren.
Tegemoetkoming woon-werkverkeer
Woon-werkverkeer wordt vergoed à € 0,10 per kilometer, met een maximum van 30 km per enkele reisafstand (dat betekent dus maximaal 60 km per dag). Indien de medewerker een grotere reisafstand heeft dan kan dit, net als voorheen, worden gecompenseerd via fiscale uitruil aan het einde van het kalenderjaar. Conform regels van de belastingdienst geldt een maximum van 214 dagen (op basis van een fulltime dienstverband) per jaar waarover de medewerker een vergoeding mag ontvangen. Hierin is rekening gehouden met verlof, feestdagen etc.
Tegemoetkoming dienstreizen
Ook als de medewerker een vaste standplaats heeft kan het voorkomen dat deze daarnaast dienstreizen maakt. Dit zijn overige reizen in het kader van werk, tussen locaties van XONAR of naar andere adressen. Om hier aanspraak op te kunnen maken dient de standplaats als het beginpunt van de dienstreis te worden ingegeven. Dienstreizen worden vergoed à € 0,33 per kilometer en dienen maandelijks te worden geregistreerd en ingediend via een declaratieformulier in Youforce.
Tegemoetkoming studiereizen
Voor reizen in het kader van studie, waaronder deelname aan congressen, heeft de medewerker recht op een vergoeding van reiskosten tegen een tarief van € 0,10 per kilometer of het laagste tarief openbaar vervoer. Deze kosten kunnen via een declaratieformulier worden ingediend in Youforce.
Uitbetaling
De vergoeding wordt maandelijks uitbetaald tegelijk met het salaris. De verantwoordelijkheid voor een juiste en tijdige registratie en indiening van de dienstreiskosten en/of de studiereiskosten ligt bij de medewerker zelf.
Tot 3 maanden na het reizen worden de declaraties dienstreizen nog in behandeling genomen.
Wijzigingen
Het bedrag van de vaste woon-werkvergoeding kan in enkele gevallen gewijzigd worden, namelijk op het moment dat:
Afwezigheid
Indien de medewerker langer dan 6 aaneengesloten weken afwezig is, wordt de woon-werkvergoeding de volgende kalendermaand stopgezet. De tegemoetkoming wordt weer geactiveerd in de maand na volledige hervatting van de werkzaamheden. Indien er sprake is van een langere periode van ziekteverzuim wordt dit per situatie bekeken.
Aanvullend op bovenstaande uitleg hebben we enkele voorbeelden die de regeling verder verduidelijken.
Voorbeeld I - woon-werkvergoeding
Medewerker heeft standplaats Sittard en woont in Roermond. Medewerker ontvangt een maandelijkse vaste woon-werkvergoeding tussen Sittard en Roermond. Deze vergoeding bedraagt € 99,86 per maand (56 kilometer per dag à € 0,10 per kilometer keer 214 dagen per jaar, gedeeld door 12 maanden). De medewerker hoeft zelf geen administratieve handelingen te verrichten om dit bedrag te ontvangen.
Voorbeeld II - woon-werkvergoeding
Medewerker heeft standplaats Heerlen en woont in Roosteren. Medewerker ontvangt een maandelijkse vaste woon-werkvergoeding tussen Heerlen en Roosteren. Deze vergoeding bedraagt € 107,- per maand (72 kilometer per dag, echter gemaximeerd op 60 kilometer per dag à € 0,10 per kilometer keer 214 dagen per jaar, gedeeld door 12 maanden). De medewerker hoeft zelf geen administratieve handelingen te verrichten om dit bedrag te ontvangen. Indien de medewerker, gezien het dagelijkse teveel aan kilometers, gebruikt wilt maken van de fiscale uitruil aan het einde van het jaar kan de medewerker dit zelf activeren in Youforce.
Voorbeeld III - dienstreis
Medewerker heeft standplaats Sittard en woont in Roermond. De medewerker start de dag in Sittard en heeft daarna een afspraak in Heerlen. Voor het traject Roermond-Sittard wordt een vaste vergoeding ontvangen. Voor het traject Sittard-Heerlen mag de medewerker kilometers als dienstreis registreren. Ook als de medewerker vanuit Heerlen direct naar huis (Roermond) rijdt, mag de medewerker het traject Heerlen-Sittard als dienstreis registreren. Dit omdat de medewerker onderweg naar huis langs zijn standplaats rijdt en de medewerkers extra kilometers maakt t.o.v. het reguliere woon-werk verkeer.
Voorbeeld IV - dienstreis
Medewerker heeft standplaats Heerlen en woont in Roosteren. De medewerker start de dag in Heerlen en heeft daarna een afspraak in Maastricht. Voor het traject Roosteren-Heerlen wordt een vaste vergoeding ontvangen. Voor het traject Heerlen-Maastricht mag de medewerker kilometers als dienstreis registreren. Indien de medewerker terugrijdt naar Heerlen mag de medewerker die kilometers ook als dienstreis registreren. Indien de medewerker niet terugrijdt naar Heerlen maar direct naar huis gaat, vallen de kilometers onder traject Maastricht-Roosteren onder woon-werkverkeer en mogen deze dus niet als dienstreis worden geregistreerd. Dit omdat de medewerker onderweg naar huis niet langs zijn standplaats rijdt. Dit omdat het aantal afgelegde kilometers kleiner of gelijk zijn aan de woon-werk afstand.
Hieronder vinden jullie enkele veelgestelde vragen inclusief antwoorden.
Ik zit in regeling A en krijg een vaste onkostenvergoeding van 4 dagen per week. Regelmatig werk ik een extra dag, hoe dienen deze ingediend te worden?
Deze extra dag kan je niet indienen als een extra reisdag. Immers door een dag extra te werken, bouw je plusuren op. Deze uren dienen te worden opgenomen/ingehaald in het volgend kwartaal (conform verlofregeling XONAR). Op de dag dat je minuren indient, krijg je wel je vaste reiskostenvergoeding hoewel je die dag geen reisbeweging maakt.
Ik zit in regeling A en werk 4 dagen per week. Op de 5de dag heb ik een cursus. Kan ik dit declareren als dienstreis?
Nee, conform cao kunnen de reiskosten worden vergoed op basis van de laagste tarieven van het openbaar vervoer. Deze kosten kunnen gedeclareerd worden via Youforce – declaraties – dienstreiskosten vanaf 2020. Kies bij “soort reis” studiereis.
Uit ervaring is gebleken dat het gebruik van de app Ritmeter voor medewerkers in de A regeling omslachtig en niet zo makkelijk toe te passen is.
Je kan er voor kiezen om je Ritmeter abonnement op te zeggen via de Servicedesk I&A servicedeskia@xonar.nl . Je kan de gereden zakelijke kilometers dan declareren via Youforce – Selfservice – declaraties – declaraties dienstreiskosten vanaf 2020.
Wil je desondanks de app Ritmeter blijven gebruiken, dan zijn er 2 mogelijkheden om hiermee om te gaan:
- óf je corrigeert de rit via de app door het aantal kilometers woon-werkverkeer in te geven als privé afstand. Op die manier worden de kilometers in het maandbestand niet meegenomen.
- óf je corrigeert de rit nadien op de website van Ritmeter.nl. Door de rit daar te openen en te bewerken, kan je het aankomstadres wijzigen naar, in dit geval je standplaats. Daarnaast moet je de aankomst kilometer stand wijzigen naar de daadwerkelijk gereden aantal zakelijke kilometers.
Medewerkers in regeling B moeten de app Ritmeter blijven gebruiken.
Ik wil graag van regeling A naar B gaan of omgekeerd. Kan dat?
Het is niet mogelijk om op individuele basis medewerkers te laten switchen naar een andere regeling, dit gebeurt enkel met volledige functiegroepen.
Ik ben ingedeeld in regeling A maar ik kom toch op meerdere locaties van XONAR. Hoor ik wel thuis in regeling A?
Ja, je bent ingedeeld op basis van je functie. De meeste medewerkers in regeling A werken veelal vanuit een vaste plek echter het is niet uitgesloten dat er ook medewerkers zijn die toch regelmatig reisbewegingen maken tussen diverse locaties. Deze reizen kunnen gedeclareerd worden als dienstreizen.
Welke standplaatsen hanteert XONAR?
XONAR hanteert meerdere standplaatsen per regio. Dit is de actuele werkplek waar je dagelijks heen rijdt. Mocht je meerdere werkplekken of dienstverbanden hebben dan wordt je hoofddienstverband als basis genomen voor de berekening van je woon-werkvergoeding.
Op donderdag neem ik structureel vitaliteitsverlof op. Toch staat deze dag in mijn arbeidspatroon. Moet ik dat wijzigen?
Nee, het arbeidspatroon blijft ongewijzigd. Echter per 1 februari kan je in Youforce de besteding van je vitaliteitsuren vastleggen. Mocht je structureel gebruik maken van een vaste dag dat je dit verlof opneemt, dan wordt dit achteraf door de salarisadministratie gecorrigeerd.
Heb je nog vragen? Dan kun je natuurlijk altijd contact opnemen met team HR via servicedeskhr@xonar.nl